| （一）、基本条件 |
| 1、硬件（场地、供电） |
不同的灯展规模，需要不同大小的灯展场地，一般在2万平方米及以上的面积场地，就能举办中型及以上的灯会展出活动。展出场地最好能在公园或者有树木草地的地方，有水面更佳。这样更能将灯组与园林山水结合，做到灯景交融。其次在开阔的平地：如体育场、小区、广场等；另外大型展览馆内、外，商场前的广场及场内空间、空地等。所选展地附近要有停车场，交通便利，人口相对集中其它配套的公用设施齐全，这样更突出场地的优势。
一般来讲，一次中型的灯会活动，灯组的用电在350kw左右，大型灯会在500kw以上，特大型的近1000kw。所以举办方在供电问题上要认真研究对待。容量不够的可以增容。 |
| 2、软件（市场、安全） |
当地及周边群众的消费水平怎么样，以及喜好，是否看过灯会。
灯会是一项综合性很强大的大型群众文化活动，特别在安全上要高度重视，除我方在灯组的设计制作、用材、用电上要按便准规范操作外，还应在灯会的总体布展、观众游看路线、消防通道，设施、安全用电、治安保卫、医疗卫生，展时巡视、园内广播、安全预案等方面都要具体落实，做到万无一失。 |
| （二）、办灯会的流程 |
| 1、市场考察 |
| 主办方应在举办灯会前对当地的市场作分析。包括：有没有适当的场地，供电情况如何，当地及周边群众的消费水平怎么样，以及喜好，是否看过灯会，群众需要什么样的灯会等等。才能对举办灯会有个初步的构想和方向。在做下一步考虑。 |
| 2、收入预测 |
| （1）门票收入、（2）主题总冠名收入、（3）灯组冠名收入、（4）综合经营收入如：（门票、场地出租、商品经营摊位出租）、（5）展出场内各类广告发布收入、（6）其它因地制宜的综合利用开发收入 |
| 3、确定举办灯会的目的、主题、时间、地点 |
| 4、组建灯会组织机构（灯会指挥部） |
机构由指挥长负责，指挥长下设六个部门：
策划总监：负责整个灯会的全部策划、安排。艺术总监：负责整个灯会灯组的布局及灯组质量。财务总监：负责整个灯会的财务和票务管理。商务总监：负责整个灯会的招商和有关招商的其它事项。办公室：负责整个灯会期间的日常工作安排。保卫处：负责整个灯会的安全保卫工作 |
5、资金筹备
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| 1）主办者直接投入、（2）多方合作、共同出资、 |
| 6、资金分配 |
| （1）灯组制作投入60%、（2）各种媒体宣传投入30%（包括新闻发布会、海报、门票、招商广告、治安、保卫等）、（3）综合管理成本投入10%（包括：人员经费、办公费、杂支、对外交流接待等）、 |
| 7、委托专业彩灯公司总体策划和设计 |
| 策划和设计主要包括：根据主办方提供的主题，及相关资料，运用中国传统文化，结合举办地的民俗，民间地域文化，以及企业文化展示，按投资规模，进行合理设计，以及对事故的隐患、交通管理、人员疏散、环保、治安、消防等作综合评估，确定总体规划。 |
| 8、指挥部按设计总体规划、安排 |
| 主办方根据总体规划设计项目，分别对灯组制作进行管理，广告和各种经验招商项目实际拟标和招商、投标。或者直接委托。 |
| 9、专业彩灯公司制作--在各个部门的协调、配合下，进行灯组制作，和全面安装，小牧招商等全面启动。 |
| 10、展出--在展出期间，有关部门要做出治安、消防预案，消除事故隐患。 |
| （三）突发事件的处理 |
| 在整个灯会制作展出过程中，会有一些突发事件发生。如：大型灯组制作中人员安全问题，用电问题，展出中观众拥挤造成阻塞，人员伤亡，以及火灾等等。要求承办方和主办方对这些突发事件要有准备，及时补救，安全到位。主办单位应有“突发事件处理预案”。 |
